Korian Ponsi ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä: 17.09.2019

1. Rekisterinpitäjä

Korian Ponsi ry, y-tunnus: 0533052-7, 45610 Koria Puistolantie 1-3

1. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Yhteyshenkilön nimi Jari Malminen, jarimalminen@gmail.com, 0405011081

1. Rekisterin nimi

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta KorianPonsi ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Korian Ponsi ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.
[Mikäli toimihenkilö toimii seurassa työsuhteessa, tulee muussa henkilörekisterissä ja tietosuojaselosteessa huolehtia työntekijän henkilötietojen käsittelyn informoinnista työsuhteeseen liittyvin osin.]

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Korian Ponsi ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Korian Ponsi ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

1. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

[Merkitään kaikki henkilötiedot tai tietoryhmät, joita rekisteröidystä voidaan tallettaa/kerätä. Henkilön yksilöintitiedot tulee eritellä esim. nimi, hetu, syntymäaika, yhteystiedot). Muilta osin riittää tietotyyppien ja/tai -ryhmien kuvaus.]
[Luetellaan ne rekisteröityjen ryhmät, joiden tietoja ko. henkilörekisteriin on talletettu (esim. urheiluseuran jäsen, yhteistyökumppanin päättäjä tai yhteyshenkilö, toimihenkilö jne.)]

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka Alaikäisen jäsenen osalta Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) Valokuva jäsenen niin halutessaan Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) Laskuihin liittyvät tiedot Valokuva toimihenkilön niin halutessaan Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

1. Säännönmukaiset tietolähteet

[Kuvaus siitä, mistä rekisterin tietoja saadaan? Esim. tiedot voidaan saada rekisteröidyltä itseltään, tiedot voivat kertyä rekisterinpitäjän omassa toiminnassa tai tietoja voidaan saada muista rekisteristä kolmansilta tahoilta.]

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa [Urheiluseura ry:lle].

1. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

[Kerrottava luovutetaanko henkilötietoja kolmansille osapuolille (sis. toiset rekisterinpitäjät ja käsittelijät) ja jos niin mille tahoille.]
[Mikäli henkilötietoja siirretään EU/ETA:n ulkopuolelle, kerrottava käytetty mekanismi ja miten rekisteröity voi tutustua siihen.]

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

1. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

[Kerrotaan kuinka kauan ko. rekisteriin kuuluvia tietoja säilytetään tai jos tämä ei ole mahdollista kerrotaan säilytysajan määräytymisperusteet.]

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään toimikauden päättymisen jälkeisen kauden tilinpäätöskokoukseen asti. Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään jäsenyyden päättymisen jälkeinen toimintavuosi. Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.
myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

1. Rekisteröidyn oikeudet

[Kerrotaan tietosuoja-asetuksen mukaisista rekisteröidylle kuuluvista oikeuksista]

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.